Conditions générales de vente et d’abonnement

1. Éditeur et objet

Les présentes conditions régissent l’abonnement au service en ligne FluxoSuite (devis, factures, règlements et relances, clients et articles, et selon la formule : stock, achats et réceptions, banque, caisse et comptabilité), édité par Oméga Informatique, SARL, SIRET 528 730 286 000 28, dont le siège est situé 10 rue de la République, 38230 Pont-de-Chéruy (« l’Éditeur »).

Le service est réservé aux professionnels (entreprises, associations, indépendants) qui l’utilisent pour les besoins de leur activité. La personne qui demande ou utilise le service déclare agir à ce titre et avoir le pouvoir d’engager l’entreprise qu’elle représente (« le Client »).

La demande d’espace vaut acceptation des présentes conditions, que le Client reconnaît avoir lues avant de l’envoyer (case à cocher du formulaire de demande). Le contrat est formé lorsque l’Éditeur ouvre l’espace du Client.

2. Définitions

• Espace : le logiciel du Client, à son adresse (votre-nom.fluxosuite.fr), avec sa propre base de données et ses propres fichiers. L’espace d’un Client n’est jamais mélangé à celui d’un autre.
• Société : une entreprise gérée dans l’espace (société principale, ou société supplémentaire au sens de l’article 5), avec ses propres clients, fournisseurs, articles, devis, factures et numérotations.
• Utilisateur : toute personne à qui le Client donne un compte dans son espace.
• Formule : le niveau d’abonnement choisi (article 5).
• Support FluxoSuite : l’administrateur de la plateforme, c’est-à-dire la personne de l’Éditeur qui ouvre un espace pour l’installer, l’assister ou le dépanner (article 11).

3. Ouverture de l’espace et comptes

Le Client demande son espace à partir du formulaire du site. Chaque demande est étudiée à la main : l’Éditeur peut la refuser ou demander des précisions. S’il l’accepte, il prépare l’espace (adresse, formule, premier compte) et prévient le Client par e-mail ; l’abonnement court à partir de cet e-mail.

Le premier compte est celui d’un administrateur du Client, qui crée ensuite les comptes de ses Utilisateurs dans la limite de sa formule. Chaque compte est personnel : il ne se partage pas. Le Client choisit ses mots de passe, les garde confidentiels et répond de l’usage qui est fait de ses comptes. Il prévient l’Éditeur sans délai de toute utilisation suspecte.

4. Essai gratuit

Avant de s’abonner, toute personne peut demander l’accès au site d’essai, sans engagement ni moyen de paiement. Ce site met en scène une société fictive avec des données simulées, en lecture seule : on y parcourt les écrans sans rien enregistrer. Le Client n’y saisit donc aucune donnée réelle.

L’accès est envoyé par e-mail et dure 7 jours à compter de cet envoi. L’Éditeur peut le prolonger ; sans suite, il se ferme à son terme, sans autre formalité. L’essai ne crée aucune obligation d’abonnement.

5. Formules, option et prix

Les prix sont en euros hors taxes ; la TVA au taux en vigueur s’y ajoute. L’abonnement est mensuel ou annuel, au choix du Client.

• Toutes les formules comprennent les devis et la signature en ligne, les factures, acomptes et avoirs, les règlements, impayés et relances, les factures récurrentes, les clients et articles, la personnalisation des modèles de documents, les paramètres de la société, le tableau de bord, la gestion des comptes et leur sécurité.
• Le prix annuel correspond à 10 mois payés sur 12 (deux mois offerts) ; il est payé d’avance pour l’année.
• Une fonction réservée à une formule n’est pas accessible dans une formule inférieure. Le Client peut passer à une formule supérieure sur simple demande ; l’Éditeur active alors les modules correspondants et le nouveau prix s’applique à partir de ce changement.
• Option « société supplémentaire » : le Client peut gérer plusieurs sociétés dans le même espace, avec un seul identifiant. Chaque société supplémentaire coûte 5 € HT par mois (50 € HT par an, au même titre que les formules). Chaque société a ses propres clients, fournisseurs, articles, devis et factures ; seuls les comptes des Utilisateurs sont communs. L’option s’ajoute à n’importe quelle formule. Elle est activée par l’Éditeur, sur demande du Client : le Client ne peut pas la créer lui-même.
• Offre de lancement : pour toute inscription jusqu’au 31 décembre 2026, la formule 1 « Accès de base » est à 5 € HT par mois en abonnement annuel, soit 50 € HT pour l’année (la première année), au lieu de 100 € HT. Au-delà de la première année, le prix normal s’applique.

6. Facturation et paiement

L’abonnement est facturé d’avance, au début de chaque période (mois ou année), avec l’option « société supplémentaire » le cas échéant. La facture est adressée par voie électronique à l’adresse du Client et payable à l’échéance qu’elle indique, par le moyen de paiement qu’elle propose.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure, des pénalités au taux de trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce).

7. Durée, renouvellement et résiliation

L’abonnement est conclu pour la période choisie (un mois ou un an) et se renouvelle tacitement pour une période identique. Le Client peut le résilier à tout moment par e-mail à commande@fluxosuite.fr ; la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée, qui n’est pas remboursée. Un geste commercial peut être étudié sur demande motivée adressée dans les 14 jours suivant un paiement. La résiliation d’une société supplémentaire suit la même règle.

L’Éditeur peut résilier l’abonnement en cas de manquement grave du Client (usage illicite, atteinte à la sécurité du service, fausse identité), après mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours, sauf urgence.

À la fin de l’abonnement, l’espace est fermé et les données sont traitées comme l’indique l’article 17.

8. Défaut de paiement

En l’absence de paiement à l’échéance, l’Éditeur relance le Client par e-mail. Si la facture reste impayée 8 jours après cette relance, l’Éditeur peut suspendre l’accès à l’espace. Les données ne sont pas supprimées pendant la suspension : l’accès est rétabli dès le paiement, et l’Éditeur remet sur demande au Client une copie de ses données. Une suspension qui dure plus de 30 jours peut conduire à la résiliation dans les conditions de l’article 7.

9. Évolution des prix et du service

L’Éditeur peut modifier ses prix ou ses formules moyennant un préavis de 60 jours adressé par e-mail. Le Client qui refuse la modification peut résilier avant son entrée en vigueur ; à défaut, il est réputé l’accepter à la prochaine échéance.

Le service évolue : l’Éditeur corrige, améliore et complète le logiciel sans frais supplémentaires, et peut modifier ou retirer une fonction sans diminuer de façon substantielle le service souscrit.

10. Disponibilité, sauvegardes et assistance

L’Éditeur s’efforce d’assurer une disponibilité du service de 99 % par mois, hors maintenance annoncée. Il s’agit d’un objectif et non d’une garantie financière. Les opérations de maintenance sont, autant que possible, annoncées à l’avance et réalisées en dehors des heures ouvrées.

L’Éditeur effectue des sauvegardes régulières des espaces pour rétablir le service après un incident. Elles ne remplacent pas l’export que le Client fait de ses propres documents (article 17).

L’assistance est assurée par e-mail à commande@fluxosuite.fr ; une première réponse est donnée sous 2 jours ouvrés.

11. Accès du support FluxoSuite

11.1 Principe

L’Éditeur peut ouvrir l’espace du Client depuis son outil d’administration de la plateforme (l’« accès support »), avec le seul compte de l’administrateur de la plateforme. Cet accès n’utilise ni le compte ni le mot de passe d’un Utilisateur du Client : il n’est pas un Utilisateur de l’espace, n’apparaît pas dans sa liste de comptes, ne compte pas dans le nombre d’Utilisateurs de la formule et n’est pas facturé.

11.2 Finalités

L’accès support sert uniquement à : mettre l’espace en service et le paramétrer ; assister le Client et diagnostiquer un problème qu’il signale ; corriger une anomalie ; assurer la maintenance, la sécurité et le bon fonctionnement du service. L’Éditeur ne s’en sert à aucune autre fin : il n’exploite pas les données du Client pour son propre compte (commercial, statistique ou autre) et ne les communique à aucun tiers.

11.3 Étendue

L’accès support donne les droits d’un administrateur sur l’espace du Client et sur toutes les sociétés qu’il contient (société principale et sociétés supplémentaires) : consultation et modification des données et des réglages. Il ne permet pas de créer ou supprimer un compte, de changer le rôle ou le mot de passe d’un Utilisateur, ni d’accéder aux pages « Mon compte » (identifiants, double authentification) : le support ne peut donc ni se créer un accès durable, ni prendre la place d’un Utilisateur. Sauf demande du Client, l’Éditeur n’émet, ne valide et ne supprime aucun document (devis, facture, avoir) ni aucune écriture de sa propre initiative.

11.4 Sécurité de l’accès

• Le compte de l’administrateur de la plateforme est protégé par un mot de passe et par une double authentification obligatoire (code temporaire à usage unique, généré par une application d’authentification) ; sans elle, l’accès support est impossible. Des essais infructueux répétés bloquent le compte pour quelques minutes.
• Chaque ouverture passe par un lien à usage unique, valable 60 secondes, créé au moment de l’ouverture et détruit dès son utilisation.
• La session est limitée à deux heures. Elle s’arrête avant si le support la quitte, ou si le compte de l’administrateur de la plateforme est désactivé. Elle ne vaut que pour l’espace ouvert.
• Pendant toute la session, un bandeau « Accès support FluxoSuite » est affiché en haut de chaque page de l’espace.

11.5 Traçabilité et information du Client

Chaque ouverture, chaque fin d’accès et chaque action effectuée pendant la session sont inscrites dans le journal de l’espace du Client, avec la date et l’heure, l’adresse IP et la mention « support » accompagnée de l’adresse du compte de l’administrateur de la plateforme. L’accès support ne permet ni de modifier ni de supprimer ce journal. Les ouvertures sont aussi inscrites dans le journal de la plateforme de l’Éditeur.

Le Client voit les accès récents du support dans son espace, page « Utilisateurs », carte « Accès du support FluxoSuite ». Sur demande, l’Éditeur lui remet la liste complète des accès à son espace, avec leur motif.

11.6 Cadre

Dans la mesure où l’accès support donne accès à des données personnelles, il s’exerce comme une opération de sous-traitance soumise à l’article 16 et à l’obligation de confidentialité de l’article 18, sur instruction du Client, les présentes conditions constituant cette instruction. Il est réservé aux personnes que l’Éditeur habilite nommément, titulaires d’un compte protégé par double authentification et tenues à la confidentialité. En principe, le support intervient à la demande du Client ou après l’avoir averti ; en cas d’urgence (sécurité, panne), il limite son intervention à ce qui est nécessaire et l’inscrit au journal comme les autres.

12. Obligations du Client

• Le Client garantit l’exactitude de ses informations, saisit lui-même ses données et reste seul responsable du contenu de ses documents, de ses déclarations fiscales et sociales, et du respect de ses obligations légales (mentions des factures, taux de TVA, délais de paiement, conservation).
• Il garde ses identifiants confidentiels, ne partage pas un compte entre plusieurs personnes, et respecte le nombre d’Utilisateurs de sa formule. Il active la double authentification de ses comptes, vivement recommandée.
• Il n’utilise pas le service pour une activité illicite et ne tente ni d’en contourner les protections, ni d’accéder à l’espace d’un autre client, ni de tester sa sécurité sans l’accord écrit de l’Éditeur.
• Il lui est recommandé de faire valider son paramétrage comptable par son expert-comptable.

13. Responsabilité

Le service est un outil d’aide à la facturation, à la gestion et à la comptabilité ; il ne remplace ni les conseils d’un professionnel du chiffre ni la vérification de ses documents par le Client.

L’Éditeur répond, dans les limites ci-dessous, des dommages directs et prévisibles causés par un manquement à ses obligations. Sa responsabilité totale, tous faits générateurs confondus, est limitée aux sommes hors taxes effectivement payées par le Client au titre des 12 derniers mois. Il ne répond pas des dommages indirects (perte d’exploitation, de clientèle, de chance, d’image, pénalités ou redressements fiscaux) ni de l’indisponibilité due à un tiers (opérateurs, hébergeur, prestataire de messagerie) ou à un cas de force majeure.

Ces limites ne s’appliquent pas en cas de dol ou de faute lourde, ni aux dommages corporels.

14. Facturation électronique

FluxoSuite produit des factures au format Factur-X (PDF portant les données de la facture électronique). Le service n’est pas lui-même une plateforme agréée. L’Éditeur ne répond ni de la disponibilité d’une plateforme agréée utilisée par le Client, ni des décisions de l’administration. Le Client reste responsable des informations portées sur ses factures.

15. Propriété intellectuelle et données du Client

Le logiciel, sa documentation et ses marques sont la propriété de l’Éditeur. Le Client reçoit un droit d’usage personnel, non exclusif et non transférable, pendant la durée de l’abonnement.

Les données saisies par le Client lui appartiennent : l’Éditeur n’en acquiert aucun droit et ne les utilise que pour fournir le service.

16. Données personnelles

16.1 Rôles

Pour les données que le Client saisit dans son espace (ses clients, fournisseurs, salariés, factures), le Client est responsable du traitement et l’Éditeur son sous-traitant au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD). Pour les données de gestion des comptes et de l’abonnement (identité du Client et de ses Utilisateurs, adresses e-mail, facturation), l’Éditeur est responsable du traitement ; il les utilise pour ouvrir et gérer l’espace, facturer, assister le Client et sécuriser le service, et les conserve pendant l’abonnement puis le temps des obligations légales. Les personnes concernées exercent leurs droits à l’adresse commande@fluxosuite.fr, et peuvent saisir la CNIL. Le détail des données collectées par l’Éditeur, des durées de conservation et des droits figure dans la politique de confidentialité.

16.2 Engagements de l’Éditeur comme sous-traitant (article 28 du RGPD)

• Objet, nature et durée : héberger et traiter les données du Client pour lui fournir le service décrit aux présentes, pendant la durée de l’abonnement puis le temps de l’article 17. Les données concernées sont celles que le Client saisit (identité et coordonnées de ses clients, fournisseurs et collaborateurs, documents et écritures de gestion) ; les personnes concernées sont les clients, fournisseurs, salariés et Utilisateurs du Client.
• Instructions : l’Éditeur ne traite les données que sur les instructions documentées du Client, que sont les présentes conditions et l’usage normal du service ; il l’avertit s’il estime qu’une instruction viole la réglementation.
• Confidentialité : les personnes habilitées à accéder aux données, notamment par l’accès support (article 11), sont tenues à la confidentialité.
• Sécurité : séparation des espaces (une base de données par Client), mots de passe protégés, double authentification disponible pour les Utilisateurs et obligatoire pour l’accès support, sessions limitées, journal des actions, sauvegardes.
• Sous-traitants ultérieurs : l’Éditeur recourt à des prestataires techniques (hébergement, envoi des e-mails). Il reste responsable de leur action, leur impose les mêmes obligations de protection, et communique leur liste sur demande. Il n’en ajoute pas sans en informer le Client, qui peut s’y opposer ou résilier. Les données ne sont pas transférées hors de l’Union européenne sans garanties appropriées.
• Droits des personnes : l’Éditeur aide le Client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes des personnes concernées.
• Violation de données : l’Éditeur prévient le Client dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations dont il dispose.
• Fin du contrat : restitution et suppression des données selon l’article 17.
• Contrôle : l’Éditeur met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permet des audits raisonnables, sur préavis de 30 jours et aux frais du Client.

17. Réversibilité et conservation légale

Le Client peut exporter ses données à tout moment depuis le logiciel (selon sa formule : documents au format PDF, journaux et fichier des écritures comptables, listes de clients, d’articles, de stock). L’Éditeur lui remet en outre, sur demande, une copie de la base de son espace.

À la fin de l’abonnement, l’espace est fermé et les données restent disponibles pour une copie pendant 90 jours. Passé ce délai, l’Éditeur les supprime de son espace et de ses systèmes ; les copies de sauvegarde disparaissent à l’expiration de leur durée normale de conservation. Il informe le Client avant toute suppression.

Le Client est responsable de conserver ses factures et pièces comptables pendant la durée légale (dix ans pour les documents comptables et leurs pièces justificatives, article L123-22 du Code de commerce). Le service n’est pas un service d’archivage à valeur probante au-delà de la vie de l’espace : le Client exporte ses documents avant leur suppression.

18. Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre dont elle a connaissance. L’Éditeur n’accède aux données d’un espace que pour la mise en service, la maintenance, la sécurité ou l’assistance, dans les conditions de l’article 11, et de façon journalisée.

19. Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un manquement dû à un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

20. Modification des conditions

L’Éditeur peut modifier les présentes conditions. La nouvelle version est portée à la connaissance du Client par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut résilier avant cette date, dans les conditions de l’article 7 ; à défaut, il est réputé l’accepter. La version applicable est celle publiée à la date de la demande d’espace, jusqu’à l’entrée en vigueur d’une nouvelle version.

21. Droit applicable et tribunal compétent

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties cherchent d’abord une solution amiable. À défaut, le tribunal de commerce du lieu du siège de l’Éditeur est seul compétent, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

22. Contact

Oméga Informatique, SARL, SIRET 528 730 286 000 28, dont le siège est situé 10 rue de la République, 38230 Pont-de-Chéruy.
Contact : commande@fluxosuite.fr